КОМП'ЮТЕРНА МЕРЕЖА

Комп'ютерна мережа створюється для ефективного використання декількох комп'ютерів, що виконують про-робітку однотипної документації. Комп'ютерна мережа дозволяє використовувати загальні ресурси, включені до її складу: бази даних, периферійні пристрої (диско- ші пристрої великої ємності, сканери, принтери і т.д.) У мережі один комп'ютер великий проізводітельнос-ти виконує роль файлового сервера, керуючого передачею даних і поділом периферійних вуст-ройств. Інші комп'ютери є робочими місця-ми комп'ютерної мережі. Сервер здійснює збір і пе-редача інформації до центральної бази даних, охоплення-вающих не тільки управлінську, але й кадрову, бух-бухгалтерському документацію. Це дозволить керівникові підприємства звертатися до документів секретаря-референта, бухгалтера, інших фахівців підприєм-буття, виводити їх на екран, проводити обробку доку-ментів, зведень, таблиць, обмінюватися документами і повідомленнями зі співробітниками підприємства і з партнера-ми-контрагентами (при наявності в комп'ютерній мережі спеціальних пристроїв - модемів або факс-модемів).

Інтернет - глобальна мережа незліченної множес-тва різноманітних мереж, яка охоплює всю нашу планету. Персональний комп'ютер, локальна та глоболь-ва комп'ютерні мережі можуть бути частиною мережі Інтер-нет, використовуючи для спілкування єдиний мережевий мова.
Суть створення такої мережі - швидкий пошук та отримання необхідної інформації, а також поширеною-ня відомостей про себе практично у світовому масштабі.
Мережа складається з величезної кількості серверів, підключених до мережі, тобто комп'ютерів, на яких зберігається та надається користувачам інформація. Інформація зберігається у вигляді графічних документів, так званих «інтернетівських сторінок» (Web-site). Інтернет-сервер може відкривати будь-яка фірма або годину-ве обличчя, розташувавши інформацію про себе чи своєї де-ності. Цей сервер має своє конкретне ім'я, наприклад, сервер компанії Microsoft-www.Microsoft. com. Користувач Інтернет може "подорожувати" від одного сервера до іншого або від однієї Web-сторінки до іншої.
В Інтернет можна користуватися такими послугами, як електронна пошта, робота з інформаційними спра-ний службами, з Всесвітньої інформаційної мережею
(WWW), вести переговори з мережевої телефонного зв'язку та ін

10
Електронна пошта Інтернет - найбільш популярна і часто використовувана послуга Інтернет. Кожен корис-тель мережі Інтернет отримує при реєстрації свій
поштову адресу. Остання версія популярного офісного пакету «Microsoft Office 2000» включає в себе множе-ства варіантів доступу в Інтернет.
Зручним засобом роботи з інформацією, що має постій доступ в Інтернет є настільний інформації ційний менеджер Microsoft Outlook. Це програмне засіб допомагає працювати з повідомленнями, контактні-ми особами, переглядати спільні документи, а так-же дозволяє планувати зустрічі, поїздки та організовує-вать виконання завдань, відстежувати діяльність свою і співробітників. Основна панель Outlook містить такі розділи: Вхідні, Календар, Контакти, Завдання, Щоденник, Нотатки.
Вхідні - підтримує кілька систем електронної пошти (у тому числі internet Mail, Microsoft Mail, Exchange Server і Microsoft Network), дає можли-ність здійснювати та отримувати повідомлення, запрошення на збори та отримувати запит на виконання завдань.
Календар - контролює розклад і планує зустрічі з іншими людьми. Можна подивитися звіти, огляди за день, тиждень, місяць, крім того, нові фун-кції (автодата) дозволяє вводити дату на розмовній мові (наприклад, в наступну середу) і отримувати преоб-разования - 7 липня 2001 Outlook може нагадати про
11
майбутній зустрічі звуковим сигналом. При організа-ції збори, наради «Планувальник зборів» ви-бере найбільш вдале для всіх час і повідомить у потрібний момент про цей захід.
Контакти - зберігає і постійно оновлює відомості про ділові контакти. Ця папка є потужною базою даних контактів. Ці відомості можна знаходити і сор-тувати будь-яким способом. Можна відразу перейти на стра-ніцу Web будь-якого партнера, можна зв'язатися з адресатом по модему, надіслати електронну пошту.
Завдання - містить список справ, які необхідно ви-конати. Їх можна розставляти по пріоритетах і пору-чать іншим виконавцям. Тут можна не тільки сфор-муліровать завдання, але й послати вказівку по елект-оборонної поштою виконавцю. При прийомі такого доручення папка «Завдання» кожного виконавця оновлюється автом-атіческі.
Щоденник - Веде облік важливих подій, дій і контро-ролірует їх виконання. Колонка часу показує, коли виконувалося конкретну дію. Можна задати, що б Щоденник показував, коли проводилася робота з
документами і як довго. Ця функція незамінна для контролю виконання документів.
Нотатки - електронний замінник блокнота з відривним-ми листками, куди заносяться оперативні питання, цінні думки, нагадування, вказівки та багато іншого.
12
ЕЛЕКТРОННА ПОШТА
Електронна пошта (e-mail) Зародилася ще до появи Інтернет як засіб посилки текстових з-спілкувань через мережі великої протяжності. Цілком ес-тественно, що до них належить Інтернет. Багато хто вважає практичну значимість електронної пошти в секретарському справі навіть більшою, ніж у роботи з Web-сторінками в Інтернет.
Електронна пошта призначена для пересилання повідомлень з комп'ютера на комп'ютер на електронну адресу, включений в комп'ютерну мережу. Доступ у кому-терні мережа забезпечує зв'язка комп'ютер - модем - телефонна мережа - модем - комп'ютер.
Електронна пошта надає користувачам наступні можливості:
- Відправляти документи адресатам, що входять до автома-
тизированной інформаційну систему;
- Отримувати підтвердження доставки документів з приз-наченням;
- Виводити на екран дисплея отримані документи;
- Змінювати і редагувати документи, зберігати їх у пам'яті ПК і пересилати іншій особі;
- Роздруковувати отримані документи у необхідній кількості примірників;
- Відправляти документи одному користувачу або груп-пе користувачів системи за списком;
13
- Розставляти пріоритети, щоб починати роботу з
найбільш важливою отриманої кореспонденцією;
- Складати і «прикріплювати» до документів резолюції, інші службові позначки про необхідність тих чи інших дій і терміни виконання.
- Повідомлення, лист або замовлена ​​інформація можуть бути
доставлені в електронну поштову скриньку співробітника-
ми;
- Електронний документ, як і традиційний повинен
мати необхідні реквізити: найменування орган-
ізації, дату, реєстраційний номер, заголовок,
посаду та прізвище особи яка підписала документ;
- Подивитися прийшла кореспонденцію можна сидячи в
офісі за своїм комп'ютером, зі своєї квартири за допомогою домашнього комп'ютера, з будь-якого іншого місця або іншого комп'ютера з модемом через теле-
фонную мережу. Потрібну інформацію можна за-
вити в пам'яті комп'ютера, перенести на дискету, роздрукувати за необхідності на принтері. Електронна пошта - це один із найбільш оперативних і відносно дешевих видів передачі документів.
14
КОПІЮВАЛЬНИЙ ПРИСТРОЇ
Для копіювання документів найчастіше застосовують-ся апарати фірми «XEROX», добре зарекомендували себе, тому більшість копіювальних засобів звичайні-но називають ксероксами.
Робота на ксероксі не викликає особливих складною навіть нений. Якщо апарат не включений, увімкніть його і дайте час на його прогрівання. У залежності від марки апарату воно може від 20 секунд до 1-2 хвилин. Потім необхідно
- Підняти кришку, покласти оригінал копируемого до-кумента лицьовою стороною на скло. Оригінал фор-мату А4 ставиться як правило, у лівий верхній кут скла;
- Перевірити розмір копії. Якщо копія потрібна без розумі-ня або збільшення розмір встановлюється 1:1 або 100%;
- Переконайтеся, що в апараті є папір для копій;
- Натисніть зелену кнопку <ç>;
- Візьміть готову копію з вихідного лотка і не за-будьте взяти оригінал.
Копіювання можна перервати у будь-який момент натис-ством червоної кнопки «СТОП».
Майже всі ксерокси дозволяють виготовити копію збільшеного чи зменшеного розміру. Збільшення і зменшення задається двома способами: вибором однієї з фіксованих величин збільшення (зменшення),
15
наприклад, А5-А4, або безпосереднім завданням вели-чини масштабування у відсотках. Що б використовувати один з фіксованих коефіцієнтів масштабування, виберіть його, натиснувши на кнопку, розташовану під поруч цих коефіцієнтів. Можна поставити потрібну вам ступінь збільшення / зменшення і натисканням кнопок «вниз» і «нагору», розташованим під індикатором масштабірова-ня.
При виготовленні збільшених (або зменшених) копій оригінал і аркуш паперу, що подаються в апарат, обов'язково повинні бути орієнтовані однаково. Якщо ви хочете на аркуші формату А4 зробити копію з листа формату А3, ви повинні використовувати обхідний ло-ток і розташувати лист для копії горизонтально.
Все ширше використовуються ксерокси, які можуть робити кольорові копії. Недоліки таких копірів яв-ся не завжди задовільний суміщення колір-них зображень.
У сфері малого бізнесу використовується портативні копіювальні апарати фірми «CANON», які відрізняються-ются високою якістю і надійністю.

 
 
17
C писок використаної літератури
1. Дьяков В.П. Internet. Настільна книга користувача-М.: СОЛОН-Р, 2001.
2. Стенюков М.В. Довідник секретаря-М.: Видавництво ПРІОР, 1999.
3. Секретарська справа - журнал № 1,2,3 за 2002р.


16

ВИСНОВОК

 
     Підводячи підсумок, можна сказати, що застосування тих-технічних засобів у діловодстві багато в чому полегшує роботу секретаря, тим самим, підвищуючи виробниц-мон всієї організації в цілому. Так використання персонального комп'ютера дозволяє швидко і ефективно обробляти документацію, за допомогою таких програмних додатків як Microsoft Word, де є безліч різних функцій по створенню й обробці документів. Наявність мережі в організації представляє великі мож-можності для процедури прийому-передачі документів. Якщо ще недавно для цього використовувалися пошта і фельд'єгерська зв'язок, то сьогодні документ може бути відправлений по будь-якому адресату, у якого є факс-мильна з